SISTEM PEGENDALIAN INTERN UNTUK INDUSTRI BATIK DI DIY JOGJAKARTA ( RETNO DWI HASTUTIK - B200120375 )

SISTEM PEGENDALIAN INTERN UNTUK INDUSTRI BATIK DI DIY JOGJAKARTA

 

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas dan Syarat-syarat Guna Memperoleh

Nilai Mata Kuliah Pengauditan Manajemen Jurusan Akuntansi pada Fakultas Ekonomidan Bisnis Universitas Muhammadiyah Surakarta

Disusun Oleh :

RETNO DWI HASTUTIK

B 200 120 375

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

2015

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang Masalah

 Dalam industri manufaktur, persediaan bahan baku merupakan aset perusahaan yang sangat vital. Setiap perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan produksi akan memerlukan persediaan bahan baku. Mengapa pengelolaan penggunaan persediaan bahan baku yang efektif dan efisien sangat penting, karena berhubungan dengan penghematan biaya produksi langsung industri manufaktur, sehingga laba dapat meningkat. Dengan adanya persediaan bahan baku yang tersedia di gudang, diharapkan dapat memperlancar kegiatan produksi / pelayanan kepada konsumen dan dapat menghindari terjadinya kekurangan bahan baku. Keterlambatan jadwal dan kegagalan pemenuhan produk yang dipesan oleh kosumen dapat merugikan perusahaan dalam hal ini income perusahaan akan menurun( Abriandi, 2013).

Masalah yang sering dihadapi adalah masalah kelancaran proses produksi berupa penangganan persediaan bahan baku yang tepat agar tidak terjadi kelebihan serta kekurangan bahan baku, perusahaan harus dapat mengelola persediaan yang dimiliki sebaik mungkin sesuai dengan kebijakan-kebijakan manajemen perusahaan (Mudrichah, 2005).

Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian. Oleh karena itu diperlukan pengendalian intern yang bertujuan melindungi persediaan bahan baku dan informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya. Pengendalian intern persediaan dapat dilakukan dengan melakukan tindakan pengamanan untuk mencegah terjadinya kerusakan, pencurian, maupun penyimpangan lainnya ( Selvianti, 2014).

II.    Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka dapat masalah didalam paper ini  yaitu Penerapan pengendalian intern pada Sistem pembelian bahan baku yang masih sederhana dan kurang baik sering menghambat perusahaan dalam kegiatan produksinya. Batik Roro Jongrang Jogja merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi batik, dimana dalam kegiatan operasionalnya menerapkan pengendalian intern yang lemah pada sistem pembelian bahan baku.

III. Tujuan Makalah

Berdasarkan rumusan masalah diatas maka dapat dijelaskan tujuan dari pembuatan paper ini yaitu Untuk mengevaluasi sistem pengendalian intern terhadap sistem pembelian bahan baku pada Batik Roro Jongrang Jogja.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Tinjauan Pustaka

2.1 Persediaan Bahan Baku

2.1.1 Pengertian Persediaan

Menurut Mulyadi (2001 : 431) dalam Mulyani mengatakan bahwa, ”Persediaan merupakan elemen aktiva yang disimpan untuk dijual dalam kegiatan bisnis yang normal atau barang-barang yang akan dikonsumsi dalam pengolahan produk yang akan dijual”.

Pengertian persediaan adalah aktiva yang dimiliki oleh suatu perusahaan yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, dalam proses produksi atau dalam perjalanan, dalam bentuk bahan baku atau keperluan untuk dipakai dalam proses produksi atau penyerahan jasa {Henry Simamora,2000:266 dalam Mudrichah, 2005}.

Menurut Luayi, 2013 mengatakan bahwa berdasarkan teori yang ada, persediaan bahan baku merupakan persediaan barangbarang yang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang mana dapat diperoleh dari sumber-sumber dibeli dari supplier pabrik yang menggunakannya.

Persediaan adalah istilah yang diberikan untuk aktiva yang akan dijual dalam kegiatan normal perusahaan atau aktiva yang dimasukkan secara langsung maupun tidak langsung kedalam barang yang akan diproduksi dan kemudian dijual. {Stice dan Skousen, (2009:571) dalam Selvianti, 2013}.

2.1.2 Sifat dan Kriteria Persediaan Bahan Baku

Menurut PSAK No. 14 tentang Persediaan, bahan baku merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh secara langsung dari sumber alam, akan tetapi lebih sering bahan baku diperoleh dari perusahaan lain, yang merupakan produk akhir dari perusahaan tersebut. Selain itu terdapat jenis bahan lain yang bukan merupakan unsur yang cukup material dari suatu produk yaitu bahan penolong/pembantu ataufactory overhead. Bahan baku merupakan bahan yang dipergunakan secara langsung dalam proses produksi dan jumlahnya adalah material jika dibandingkan dengan nilai produk yang dihasilkan. Sedangkan bahan pembantu merupakan bahan pelengkap yang diperlukan untuk membuat produk ( Abriandi,2013).

2.1.3 Jenis jenis Persediaan Bahan Baku

Menurut Zaki Baridwan (2000:150) jenis persediaan yang ada dalam

perusahaan manufaktur adalah:

1. Persediaan bahan baku dan bahan penolong

Bahan baku adalah barang-barang yang akan menjadi bagian dari produk jadi yang dengan mudah dapat diikuti biayanya, sedangkan bahan penolong adalah barang-barang yang juga menjadi bagian dari produk jadi tetapi jumlahnya kecil atau sulit diikuti biayanya.

2. Supplies pabrik

Supplies pabrik adalah barang-barang yang mempunyai fungsi melancarkan proses produksi misalnya oli mesin, bahan pembersih mesin.

3. Barang dalam proses

Barang dalam proses adalah barang-barang yang sedang dikerjakan (diproses) tetapi pada tanggal neraca barang-barang tadi belum selesai dikerjakan. Untuk dapat dijual masih diperlukan pengerjaan lebih lanjut.

4. Produk selesai

Produk selesai adalah barang-barang yang sudah selesai dikerjakan dalam proses produksi dan menunggu saat penjualan.

2.1.4 Metode Pencatatan Persediaan

Ada dua macam metode pencatatan persediaan, {Mulyadi (2010:556) dalam Selvianti, 2014} yaitu metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) dan metode persediaan fisik (physical inventory method).Metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.Kemudian metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian persediaan saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan.

2.2 Sistem Pengerndalian Intern

2.2.1 Pengertian Sistem Pengerndalian Intern

Menurut {Warren et al (2006, p.235) dalam Abriandi,2013} mengatakan bahwa pengendalian internal (internal control) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti. Tujuan utama yang akan dicapai adalah meningkatkan susunan, keekonomisan, efisiensi, dan efektivitas operasi serta kualitas barang dan jasa sesuai misi organisasi, dan mengamankan sumber daya terhadap kemungkinan kerugian akibat penyalahgunaan pengelolaan atau pengunaan.

Sedangkan menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2006) dalam Aryani, (2013) mengatakan bahwa definisi pengendalian intern adalah “Rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan handal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”.

Menurut {Mulyadi (2008:216) dalam Selvianti,2014} mendefinisikan bahwa  pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan.

Menurut {Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dalam Mirawati, 2014} mendefinisikan bahwa sistem pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manejemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keuangan; (b) efektivitas dan efisiensi operasi dan; (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Berdasarkan pengertian diatas maka dapat saya simpulkan bahwa pengertian sistem pengendalian internal adalah Upaya yang dilakukan oleh manajer guna meminimalisir terjadinya kecurangandalam operasional perusahaan.

2.2.2 Tujuan Sistem Pengerndalian Intern

Menurut {Mulyadi (2008:180) dalam Selvianti, 2014} mengatakan bahwa tujuan pengendalian intern adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan tujuan yaitu sebagai berikut:

a. Keandalan informasi keuangan ;

b. Kepatuhan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku; dan

c. Efektivitas dan efisiensi operasi.

2.3.Pengendalian intern atas persediaan

Menurut {Henry Simamora (2000:288) dalam Mudrichah,2005}mengatakan bahwa  tujuan pengendalian internal ataspersediaan adalah untuk memastikan bahwa persediaan diamankan dandilaporkan secara benar dalam laporan keuangan.Pengendalian internal ini dapatbersifat preventif maupun detektif, Pengendalian preventif dirancang untukmencegah terjadi kesalahan sedang pengendalian detektif dirancang untukmendeteksi setiap kesalahan setelah terjadi.

Pengendalian atas persediaan haruslah bermula segera setelah persediaan

diterima.Laporan penerimaan yang bernomer urut harus diisi oleh bagian

penerimaan barang perusahaan dalam upaya menegakkan akuntabilitas pertama

terhadap persediaan, untuk memastikan bahwa persediaan yang diterima adalah

yang dipesan setiap laporan penerimaan barang harus direkonsiliasikan dengan

pesanan pembelian, disamping itu harga persediaan yang dipesan haruslah

dibandingkan dengan harga yang ditagih oleh penjual kepada perusahaan.

Pengendalian internal untuk mengamankan persediaan meliputi

pengembangan dan penerapan langkah-langkah keamanan untuk mencegah

kerusakan persediaan atau pencurian oleh karyawan, pemisahan karyawan yang

menjaga persediaan dengan yang membuat catatan-catatan akuntansi merupakan

pemisahan tugas.

2.4.Tujuan Pengendalian Internal atas Persediaan Bahan Baku

Menurut {Warren et al (2006, p.452-453) dalam Abriandi,2013} mengatakan bahwa terdapat 2 (dua) tujuan utama dari pengendalian internal atas persediaan, yaitu mengamankan persediaan dan melaporkannya secara tepat dalam laporan keuangan. Pengendalian internal ini bisa bersifat preventif (pencegahan) maupun detektif.Pengendalian preventif (preventive control) dirancang untuk mencegah kesalahan.Pengendalian detektif (detective control) ditujukan untuk mendeteksi kesalahan atau kekeliruan yang telah terjadi.

2.5.Penerapan pengendalian intern pada sistem pembelian bahan baku di Batik Roro Jongrang Jogja masih kurang baik.

 Penerapan pengendalian intern pada sistem pembelian bahan baku di Batik Roro Jongrang Jogja masih kurang baik ditandai dengan adanya kelemahan dalam pelaksanaan pembelian bahan baku seperti, perangkapan antar bagian. Solusi yang tepat yaitu Batik Roro Jongrang Jogja dalam melaksanakan pembelian bahan baku diharapkan adanya pemisahan fungsi antara bagian pembelian dan bagian keuangan. Pemisahan fungsi antar bagian tetap harus dilakukan perusahaan untuk mendukung pengendalian intern pada tahap pembelian bahan baku, serta untuk mengurangi penyelewengan yang bisa terjadi karena adanya perangkapan bagian yang ada.

2.6. Pengendalian internal pada pembelian bahan baku di Batik Roro Jongrang Jogja masih belum memadai.

Pengendalian internal pada pembelian bahan baku di Batik Roro Jongrang Jogja masih belum memadai.ditandai dengan adanya kegiatan operasional sistem pembelian bahan baku Batik Roro Jongrang Jogja belum memiliki bagian penerimaan dan bagian akuntansi, serta belum memiliki dokumen untuk mendukung pengendalian internal. Sehingga solusi yang trpat yaitu Batik Roro Jongrang Jogja untuk mendukung pengendalian intern pada sistem pembelian bahan baku perlu adanya beberapa bagian dan dokumen yang belum ada pada perusahaan. Bagian penerimaan dan bagian akuntansi perlu ada melalui perekrutan pegawai baru atau pegawai perusahaan yang sudah ada untuk mengisi bagian yang peneliti sarankan dalam perusahaan dan juga perlu adanya dokumen baru agar mendukung sistem pengendalian intern dalam pelaksanaan sistem pembelian bahan baku.

2.7.Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a) Sistem otorisasi serta prosedur pencatatan dokumen pada Batik Roro Jongrang Jogja sudah memiliki sistem otorisasi yang baik. Bagian gudang yang mengotorisasi pembuatan Surat Permintaan Pembelian dan Bagian pembelian mengotorisasi pembuatan Surat Order Pembelian.

b) Belum adanya dokumen yang mendukung mengenai proses penerimaan barang. Tetapi pada Batik Roro Jongrang Jogja belum terdapat dokumen yang mendukung mengenai proses penerimaan barang.

c) Pencatan dalam Jurnal Pengeluaran Kas sebaiknya didasarkan atas Bukti Kas Keluar yang telah mendapat otorisasi dari bagian akuntansi dengan melampirkan dokumen pendukung yang lengkap. Sistem pengendalian internal mengharuskan setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan pada dokumen yang diperoleh dari sumber yang telah diotorisasi oleh bagian yang berwenang serta melampirkan dokumen pendukung Lengkap.Sistem pengendalian intern mengharuskan setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan pada dokumen dari sumber yang diotorisasi oleh bagian yang berwenang dan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap dan telah diproses melalui sistem otorisasi yang berlaku.

2.8. Praktik yang Sehat

a) Batik Roro Jongrang Jogja dalam Surat atau Dokumen yang dipergunakan sudah bernomor urut. Setiap surat atau dokumen yang dipergunakan oleh perusahaan telah memakai nomor cetak berurut.

b) Dokumen atau Surat yang dipertanggungjawabkan dengan baik oleh masing-masing bagian dalam perusahaan. Setiap dokumen atau surat yang dipergunakan oleh perusahaan telah dipergunakan dengan baik oleh masing-masing bagian, seperti Surat Permintaan Pembelian yang dipertanggungjawabkan oleh bagian gudang serta Surat Order Pembelian yang Dipertanggung jawabkan oleh bagian pembelian.

2.9.Sistem dan Prosedur Pembelian Bahan Baku yang Diusulkan

Hasil penelitiaan menyatakan bahwa sistem dan prosedur pembelian bahan baku secara tunai yang dilakukan oleh Batik Roro Jongrang Jogja sendiri masih sederhana, maka peneliti mengusulkan atau menyarankan untuk perlu memperbaiki sistem dan prosedur pembelian Berikut ini merupakan usulan mengenai bagian yang terkait dalam sistem pembelian bahan baku pada Batik Roro Jongrang Jogja:

1. Penjelasan Sistem dan Prosedur Pembelian Bahan Baku yang Diusulkan

Sistem dan prosedur pembelian bahan bakuBatik Roro Jongrang Jogja sebaiknya melalui beberapa tahapan yang telah ditetapkan pada alur transaksi pembelian perusahaan kepada supplier.

2. Bagian-bagian yang diusulkan pada sistem dan prosedur pembelian bahan baku adalah sebagai berikut :

Bagian yang penting seperti bagian akuntansi bertugas untuk melakukan semua pencatatan transaksi-transaksi yang dilakukan oleh perusahaan termasuk pencatatan atas pembelian bahan baku dan bagian penerimaan bertugas untuk melakukan pengecekan atas jumlah dan kualitas pada penerimaan barang yang diterima dari supplier guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan

3. Dokumen yang Digunakan Dalam Prosedur Pembelian yang Diusulkan

Dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian adalah dokumen yang dibuat oleh bagian penerimaan mengenai laporan setelah menerima barang dari supplier dan kecocokan dengan order yang dipesan oleh perusahaan.

                                                                          

BAB III

PENUTUP

3.1.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan diatas maka dapat saya simpulkan bahwaLuayi, 2013 mengatakan bahwa berdasarkan teori yang ada, persediaanbahan baku merupakan persediaan barang-barangyang berwujud yang digunakan dalamproses produksi, barang mana dapat diperolehdari sumber-sumber dibeli dari supplier pabrikyang menggunakannya.

Menurut {Henry Simamora (2000:288) dalam Mudrichah,2005}mengatakan bahwa tujuan pengendalian internal ataspersediaan adalah untuk memastikan bahwa persediaan diamankan dandilaporkan secara benar dalam laporan keuangan.

Penerapan pengendalian intern pada Sistem pembelian bahan baku yang masih sederhana dan kurang baik sering menghambat perusahaan dalam kegiatan produksinya. Batik Roro Jongrang Jogja merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi batik, dimana dalam kegiatan operasionalnya menerapkan pengendalian intern yang lemah pada sistem pembelian bahan baku.

3.1.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis berusaha memberikan saran kepada Batik Roro Jongrang Jogja yang mungkin bermanfaat dalam mengatasi kelemahan yang terdapat dalam penerapan pengendalian intern persediaan bahan baku. Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah: sebaiknya perusahaan melakukan pembentukan komite audit, hal ini dilakukan untuk memperkuat independensi yang dipercaya untuk menilai kewajaran pertanggungjawaban keuangan yang dilakukan oleh pihak manajemen.

BAB IV

DAFTAR PUSTAKA

Mudrichah.2005.”sistem akuntansi persediaan bahan baku pada pt. sinar lendoh terang ambarawa”.Semarang.FE UNES.

Luayi,      Sri. 2013. “evaluasi sistem pengendalian intern persediaan bahan baku untuk memperlancar proses produksi ( studi kasus pada pr. kn jaya sentosa kediri)”.Kediri.FE UNISKA. cendekia akuntansi Vol. 1 No. 1. ISSN 2338-3593.

Selvianti, Eva. 2014. “pengendalian intern persediaan bahan baku untuk kelancaran produksi pada pt. graphika beton”.FE Universitas Maritim Raja Ali Haji.

Aryani,    Intan retno.2013.” evaluasi sistem pengendalian intern atas pembelian bahan baku pada konveksi ranny collection klaten”.Yogyakarta.FE UNY.

Abriandi, Irene Kristiani. 2013. “analisis penerapan sistem pengendalian internal atas penggunaan persediaan bahan baku terhadap laba pada pt anugrah spectra glass”.Jakarta.Institut Teknologi dan Bisnis Kalbe.JMA Vol. 18 No. 2.

Rizki, Ahmad Fitrian. 2006. “peranan system informasi akuntansi persediaan bahan baku dalam menunjang kelancaran proses produksi”.Bandung.FE Universitas Widyatama.

Sianipar,   Poltak.Handayani ,Siti Ragil. Azizah,Devi Farah.”Evaluasi pengendalian intern pada sistem pembelian bahan baku (studi pada pt. fifatex pekalongan, jawa tengah)”.Malang.Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya.

Rapina dan Chrisyanto, Leo. 2011.”peranan sistem pengendalian internal dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan operasional pada siklus persediaan dan pergudangan (studi kasus pada pt.ultrajaya milk industry & trading company tbk bandung)”.Akurat Jurnal Ilmiah Akuntansi Nomor 06 Tahun ke-2.

Purawaningsih, Novi Indah.” evaluasikebutuhan sistem informasi akuntansi pada proses pelaporan sistem produksi perusahaan manufaktur (studi kasus pt. multi teknik mandiri)”.Bekasi.FE Gunadarma.

Suroso.”kedudukan dan fungsi internal auditor dalam perusahaan”.Medan.FE Universitas Pembangunan Panca Budi.

Rachmawati Sanovi dan Hatoni,Sapto Damandari. 2006.” Evaluasi Sistem rpengendalian intern persediaan barang jadi dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi operasi pada PT Compotec Internasional”.Jurna Ilmiah Ranggagading.Vol.6 No.2:81-87.

Sulastri, Reni Endang dan Hidayatul Ihsan. 2005. “efektivitas penerapan sistem pengendalian intern (spi) pada usaha keeil menengah (ukm) di kota padang”.Padang.Jumal Akuntansi Vol 1 No.1.

                                                       

Suyono, Eko dan Eko Hariyanto. 2012. Relationship between Internal Control, Internal Audit, and Organization Commitment with Good Governance: Indonesian Case.

Tambunan, Anastasia Octavia. 2009. Analisis pengaruh marketing appeals, accountability dan self awareness terhadap keinginan berdonasi (studi pemasaran terhadap organisasi charity). Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta.

Ruzanna Amanina. (2011). Evaluasi terhadap Sistem Pengendalian Intern pada Proses Pemberian Kredit Mikro pada PT. Bank Mandiri (Persero).Semarang: Fakultas Ekonomi UNDIP.

Susi Estiyari. (2011). Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Prosedur Penagihan Pajak Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Wates. Yogyakarta: Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi UNY.

Agnia Hidayani. (2009). Evaluasi Pengendalian Internal atas Kegiatan Pengelolaan Persediaan pada PT. X. Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonusa Esa Unggul.

Apriyandhani, Gita. 2013. Sistem Pengendalian Internal Pada Pengelolaan Persediaan di Toko Tanabang Jilbab Malang. Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya Malang.

Sulistyawati, Ike. 2013. Sistem Pengendalian Intern Pembelian Bahan Baku dalam Menunjang Kelancaran Proses Produksi (Studi Kasus pada PT. Suri Tani Pemuka Unit Aquafeed Banyuwangi.

Zamzami, Bani. 2012. " Analisis Efektifitas Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Penggajian PT TASPEN (PERSERO) JAKARTA ". Badan Penerbit Universitas Gunadarma.