AUDIT FUNGSI PEMBELIAN DAN PENCATATAN DI INDOSAT Tbk(setyahadi dwi wibowo/b200120425)

AUDIT FUNGSI PEMBELIAN DAN PENCATATAN DI INDOSAT Tbk

Disusun Oleh :

                                                            Nama               : Setyahadi Dwi Wibowo

                                                            NIM                : B200120425

                                                            KELAS           : D      

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

2016

LATAR BELAKANG

Kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang dan kegiatan pengadaan pada instansi pemerintah atau perusahaan selain manufaacture memegang peranan yang sangat penting, karena dari sinilah proses operasional perusahaan dimulai. Kegiatan pembelian dapat terus berlangsung baik apabila prosedur pencatatan dan pembayaran hutang juga terselenggara dengan baik.Untuk itu perlu adanya pemeriksaan terhadap kegiatan pembelian agar dapat meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan keekonomisan perusahaan. Berdasarkan evaluasi yang dilakukan ditemukan beberapa kelemahan antara lain; perusahaan tidak memiliki job description secara tertulis, fungsi permintaan pembelian dilakukan oleh bagian pemasaran, transaksi permintaan pembelian dan pesanan pembelian dilakukan secara lisan tanpa dokumen tertulis, fungsi penerimaan barang dilakukan oleh bagian pembelian, tidak dibuatnya check register dan voucher register, bukti kas keluar tidak dicap “Lunas”, tidak adanya pemisahan dokumen yang lunas dengan yang belum lunas.

Berdasar pada permasalahan yang ditemukan, dapat dilihat bahwa fungsi pembelian dan pencatatan utang belum cukup memadai. Untuk itu diajukan beberapa saran perbaikan bagi manajemen perusahaan yaitu; dibuatnya job description secara tertulis dan pembagian tugas bagi masing-masing bagian, permintaan pembelian sebaiknya melalui gudang untuk itu harus ada kordinasi antara bagian gudang dengan pemasaran, ciptakan sebuah dokumen tertulis atas transaksi permintaan pembelian dan pesanan pembelian, tugas penerimaan barang dapat diserahkan kepada bagian gudang, buat check register dan voucher register untuk setiap pengeluaran giro dan bukti kas keluar, beri cap/tanda “Lunas” pada payment voucher yang sudah lunas, perlu adanya pemisahan dokumen yang lunas dengan yang belum lunas sedini mungkin. 

PEMBAHASAN

1.      Fungsi Pembelian 

Fungsi pembelian sering dianggap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang-barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produkproduk perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utana dn tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah perusahaan dimana terdapat sistem pembelian yang efektif pembelian material dapat menghemat biaya bagi perusahaan. 

2.      Tujuan Pembelian

Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing-masing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok Sebuah audit manajemen dilakukan karena terdapat tanda-tanda bahaya yang ditemukan di perusahaan. Sebagai contoh, manajemen tingkat atas seharusnya menyadari adanya peningkatan biaya dalam proses bisnis, meskipun tak satupun kompetitor mengalami pengurangan yang sama pada marjin laba. Tanda-tanda bahaya tersebut mungkin mengindikasikan bahwa perusahaan mengalami “ketidakefisienan biaya” dalam aktivitas pembeliannya sehari-hari Proses audit manajemen menggambarkan bahwa fungsi pembelian dapat dimanfaatkan oleh perusahaan yang benar-benar memiliki fungsi pembelian (departemen pembelian). Asumsinya, bahwa semua peerusahaan, tidak peduli sebesar apa, seharusnya memiliki departemen pembelian (atau seseorang) yang terpusat dan independen untuk mengontrol pengeluaran perusahaan

3.      Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena sangat menunjang operasional perusahaan.Audit manajemen fungsi pembelian harus dilakukan dengan optimal untuk memastikan agar kegiatan operasional perusahaan tidak sampai terhenti yang akan berakibat negatif bagi perusahaan secara keseluruhan. Sasaran strategik fungsi pembelian merupakan ukuran atau patokan yang digunakan untuk mengukur tingkat efisiensi fungsi pembelian pada perusahaan.Tujuh sasaran strategik fungsi pembelian yang harus dipahami meliputi hal-hal berikut.

a         Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan bahan penolong lainnya yang diperlukan dalam proses produksi.

b        Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang agar berada pada tingkat yang aman

c         Tersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang diperlukan agar standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapai

d        Pengadaan bahan mentah, bahan baku, suku cadang, bahan lainnya, dan aneka jasa yang diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang serendah mungkin 

e         Pelaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan bahwa nilai dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan terus-menerus melakukan pengurangan biaya pembelian. 

f         Komunikasi yang baik dengan pihak manajemen puncak dalam bentuk informasi yang paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang dibutuhkan perusahaan. 

g        Terwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik. 

Terdapat 4 sasaran audit manajemen pada fungsi pembelian, yaitu berikut ini. 

1)      Sasaran strategik fungsi pembelian. 

2)      Perencanaan operasional/induk 

3)      Tipe dan struktur organisasi pembelian. 

4)      Mekanisme pengendalian pembelian 

Topik-topik berikut yang terkait dengan proses pembelian : 

a         Jenis-jenis transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh 

b        Jenis-jenis dokumen dan catatan 

c         Fungsi-fungsi utama

d        Pemisahan tugas fungsi Jenis-jenis Transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh

Jenis-jenis dokumen dan catatan Dokumen dan catatan yang terdapat dalam proses pendapatan :
• Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) Merupakan dokumen permintaan barang atau jasa dari individual atau departemen yang berwenang dalam perusahaan
• Pesanan Pembelian (Purchase Order) Dokumen ini mencantumkan deskripsi, kualitas, dan kuantitas, atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli
• Laporan Penerimaan (receiving report) Dokumen ini mencatat penerimaan barang.
• Faktur Vendor (Vendor Invoice) Dokumen ini merupakan tagihan dari vendor
• Voucher Dokumen ini seringkali digunakan perusahaan untuk mengawasi pembayaran atas perolehan barang dan jasa.
• Register Voucher/Jurnal pembelian ( voucher register/purchases journal) Register voucher digunakan untuk mencatat voucher barang dan jasa.
• Buku besar pembantu utang usaha (Accounts payable subsidiary ledger) Jika jurnal pembelian digunakan, buku besar pembantu mencatat transaksi dan saldo utang ke vendor.
• Cek (check) Dokumen ini, yang ditandatangani oleh pegawai yang berwenang merupakan alat pembayaran barang atas jasa.
• Jurnal Pengeluaran kas/register cek ( cash disbursements journal/check register)
Jurnal ini mencatat pengeluaran yang dilakukan dengan cek.

Tiga jenis transaksi yang khususnya terdapat dalam proses pendapatan adalah
• Pembelian barang dan jasa secara tunai atau kredit 

• Pembayaran kewajiban yang timbul dari transkasi pembelian

• Retur barang kepada pemasok secara tunai atau kredit

Fungsi – fungsi Utama
Tujuan pokok proses pembelian adalah memperoleh barang dan jasa pada harga yang terendah, dengan kualitas dan jasa yang sesuai dengan persyaratan dan menggunakan sumber dana kas untuk membayar barang dan jasa tersebut secara efektif.
a. Permintaan (Requisitioning)
Fungsi pertama pada proses pembelian adalah permintaan barang atau jasa oleh pegawai yang memiliki wewenang dari berbagai departemen atau area fungsional dalam entitas.
b. Pembelian (Purchasing)
Fungsi pembelian melaksanakan pesanan pembelian yang sudah diotorisasi.
c. Penerimaan (Receiving)
Fungsi penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan, perhitungan, dan pemeriksaan barang yang diterima dari vendor.
d. Pemrosesan Faktur (Invoice Prosessing)
Departemen utang usaha memproses faktur untuk memastikan barang dan jasa yang diterima di catat sebagai aktiva atau beban bersamaan dengan pengakuan kewajiban yang timbul.
e. Pengeluaran (Disbursement)
Fungsi pengeluaran bertanggungjawab untuk menyiapkan dan menandatangani cek yang akan di bayarkan ke vendor.
f. Utang usaha ( Account Payable)
Departemen utang usaha bertanggung jawab untuk memastikan bahwa seluruh faktur vendor, pengeluaran kas, dan penyesuaian telah di catat dalam catatan utang usaha.
g. Buku Besar (General Ledger)
Tujuan utama dari fungsi buku besar sehubungan dengan proses pembelian adalah untuk memastikan bahwa seluruh pembelian, pengeluaran kas dan utang telah diakumulasikan, diklasifikasikan, dan diringkas pada akun-akun yang tepat.
h. Pemisahan Tugas Kunci
Salah-satu pengendalian yang terpenting dalam system akuntansi adalah pemisahan tugas yang memadai. Oleh karena itu setiap individu yang terlibat dalam fungsi –fungsi permintaan, pembelian dan penerimaan harus terpisah dari fungsi-fungsi pemrosesan faktur, utang usaha, dan buku besar.

Hasil audit manajemen fungsi pembelian 
Hasil audit manajemen fungsi pembelian adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa ketidaksesuaian dengan prosedur, penyalahgunaan wewenang, penyimpangan sistem, dan sebagainya yang perlu diperbaiki oleh perusahaan dan juga rekomendasi yang perlu dilaksanakan manajemen untuk memperbaiki temuan-temuan tersebut sehingga di masa depan dapat diminimalkan atau dihilangkan

Melalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. Tanggung jawab itu setidaknya meliputi 2 hal sebagai berikut.
1. Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar. Berbagai catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang pernah dilakukan sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan dengan baik.
2. Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui pengawasan terhadap permintaan barang/jasa, diupayakan lebih dari satu penawaran yang diterima oleh perusahaan, analisis seluruh penawaran yang masuk sampai dengan proses penerbitan PO, penerimaan barang, dan penyelesaian pembayaran faktur. 

Kesimpulan

            Fungsi pembelian sering dianggap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang-barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produk-produk perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utama dn tanggung jawab departemen pembelian. Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing-masing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok.

DAFTAR PUSTAKA

http://ngeblogwebid.blogspot.com/2009/12/konsep-dasar-dan-lingkup-audit.html masodah.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../audit+manajemen.ppt

Bayangkara, IBK. Manajemen Audit Prosedur dan Implementasi. Salemba Empat. 2010

Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.” 

B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.” 

http://audit-proses-pembelian-dan-pengeluaran.html 2006-2-00796-AK-Abstrak 

http://AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN _ Thi's Blog.html

http://hery-susilo.blogspot.com/2013/06/makalah-audit-pembelian.html